PRIVACY STATEMENT HET FLEXHUIS B.V. 


Dit Privacy Statement van Het Flexhuis B.V.  is van toepassing op al onze activiteiten en geldt voor zowel professionals, opdrachtgevers als leveranciers van personeel.   

Wij respecteren de privacy van alle mensen die in contact komen met Het Flexhuis B.V.. Daarom zorgen we er voor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt, vertrouwelijk wordt behandeld en verwerkt (verwerken is elke handeling m.b.t. een persoonsgegeven van moment van verzamelen tot en met vernietigen: raadplegen, opslaan, delen met derden, verwijderen, etc.). Wij handelen hierin in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).    

Al onze verwerkingsactiviteiten hebben als doel: totstandkoming van een overeenkomst. Zonder je gegevens kunnen wij deze dienstverlening niet uitvoeren.   

Alle gegevens worden uitsluitend in een afgeschermd VMS systeem verwerkt. Dit VMS systeem is ISO 27001 gecertificeerd. 

 

RECHTEN  

Voordat we verder ingaan op de gegevensverwerking, willen wij je eerst wijzen op je rechten:   
  • Het recht op vergetelheid. 
    • Dit wil zeggen dat je het recht hebt om ‘vergeten’ te worden. Je mag je toestemming intrekken en je kan een verzoek indienen (via info@hetflexhuis.nl) om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen.   
  • Het recht op inzage. 
    • Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien.   
  • Het recht op rectificatie en aanvulling. 
    • Je hebt het recht om de persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen.   
  • Het recht op beperking van de verwerking.
    • Dit wil zeggen dat je kan aangeven om minder gegevens te laten verwerken.   
  • Het recht op dataportabiliteit. 
    • Je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen.   
  • Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. 
    • Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.   
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).    
  
  

INHOUD  

 
  1. SOLLICITATIE 
  2. AANBIEDEN KANDIDAAT 
  3. PLAATSING  
  4. OPDRACHTGEVERS  
  5. LEVERANCIERS   
 

SOLLICITATIE 

 

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?


Als je (al dan niet via een uitzend- of detacheringsbureau) solliciteert op een vacature hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je sollicitatie te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:   
  • Aanhef   
  • Naam   
  • E-mailadres 
  • Telefoonnummer   
  • Postcode en huisnummer   
  • Cv met informatie over arbeidsverleden en opleidingen   
  • Motivatie  
 

HOELANG BEWAREN WIJ JE GEGEVENS?


Gegevens die wij ontvangen naar aanleiding van een sollicitatie bewaren wij uitsluitend gedurende een selectieperiode en anonimiseren wij je gegevens uiterlijk 30 dagen na sluiting van de selectieprocedure.  

Als je via ons een interim opdracht gaat uitvoeren, bewaren wij je gegevens 7 jaar. Zie voor meer informatie Plaatsing.   
 

MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS? 


Als we jou gaan voorstellen bij een potentiële opdrachtgever delen wij je naam, woonplaats, cv en motivatie. We stellen jou niet voor zonder dat we jou hiervan op de hoogte brengen.   

Bij sommige vacatures maakt een persoonlijkheidstest onderdeel uit van de procedure. In dit geval delen wij je naam en mailadres met de instelling die de organisatie die deze testen voor de cliënt uitvoert. Zij verwerken jouw antwoorden en maken het rapport op. Ook hierover word je van te voren geïnformeerd.   
 

OVERIG 


Als je bij je sollicitatie meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.   
Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.   
 

AANBIEDEN KANDIDAAT 

 

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM? 


Als je bij Het Flexhuis B.V. wordt voorgesteld ten behoeve van een opdracht hebben wij een aantal gegevens van je nodig om te kunnen beoordelen of de opdracht passend is op zowel inhoudelijk vlak als de randvoorwaarden rondom reisafstand. Tevens kan het in deze fase voor komen dat wij een telefonische screening uitvoering. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:   
  • Aanhef   
  • Naam   
  • E-mailadres   
  • Telefoonnummer   
  • Postcode en huisnummer   
  • Cv met informatie over arbeidsverleden en opleidingen   
  • Beschikbaarheidsdatum    
 

HOELANG BEWAREN WIJ JE GEGEVENS? 


Wij bewaren jouw gegevens uitsluitend gedurende de selectieperiode en anonimiseren wij je gegevens uiterlijk 30 dagen na sluiting van de selectieprocedure. Als je via ons ergens bent geplaatst, zullen wij je gegevens 7 jaar bewaren. Lees hierover meer bij Plaatsing. 
 

MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS? 


Bij het voorstellen gaan wij bepaalde gegevens delen met de potentiële opdrachtgever. Dit wordt niet gedaan zonder dat we jou hiervan vooraf op de hoogte brengen.  
 

OVERIG


Als je bij je aanmelding meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.    

 

PLAATSING  

 

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM? 


Als je via ons een interim opdracht gaat vervullen, dan houden wij een actueel dossier bij. Dit doen wij in verband met onze Bovib certificering en omdat de Belastingdienst dit vraagt. Naast de gegevens die wij al verwerkt hebben bij je sollicitatie/inschrijving kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt, afhankelijk van het screeningsbeleid van de cliënt en de daaruit volgende samenstelling van de screening:  
 

ZZP / INHUUR   

 
  • Recent uittreksel KvK 
  • BTW nummer   
  • Ingevulde check zelfstandigheid   
  • Verklaring Omtrent het Gedrag   
  • Formulier vaststelling identiteit 
  • Kopie diploma hoogst genoten opleiding, indien van toepassing een bewijs van inschrijving in beroeps-/vakregister(s) en eventueel andere voor de opdracht relevante diploma’s en certificaten 
  • BSN nummer conform de uitvoeringsregeling verplichte registratie BSN nummer. 
 

 PAYROLL:   

 
  • Verklaring Omtrent het Gedrag   
  • Formulier vaststelling identiteit   
  • Kopie diploma hoogst genoten opleiding, indien van toepassing een bewijs van inschrijving in beroeps-/vakregister(s) en eventueel andere voor de opdracht relevante diploma’s en certificaten 
  • BSN nummer conform de uitvoeringsregeling verplichte registratie BSN nummer.
De persoonsgegevens die nodig zijn voor de verloning worden niet door ons verwerkt, maar rechtstreeks door onze payroll partner (uitzend-, detachering- of payrollbureau).  
 

HOELANG BEWAREN WIJ JE GEGEVENS? 


Als je via ons geplaatst bent, dan moeten wij van de Belastingdienst je gegevens 7 jaar bewaren. Deze 7 jaar gaat in op de datum dat de opdracht is afgerond.    
 

MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS?


In principe zijn deze aanvullende gegevens alleen voor ons eigen dossier. In verband met onze certificeringen worden wij (half)jaarlijks geaudit door Normec. Het kan dus voorkomen dat een auditor van Normec jouw dossier inziet.  
 

OVERIG 


Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.   
Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.       

 

OPDRACHTGEVERS  

 

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM? 


Om contact op te kunnen nemen met de contactperso(o)n(en) bij een opdrachtgever en voor de digitale ondertekening van contractstukken verwerken wij de volgende gegevens:   
  • Aanhef   
  • Naam   
  • E-mailadres   
  • Telefoonnummer   
  • Functie  
 

MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS?

Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden dan ook niet met derden gedeeld.    
 

OVERIG 


Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven. 
    
 

OVERIG


Met alle partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat wil zeggen dat wij duidelijke afspraken hebben gemaakt over welke gegevens zij op welke manier voor ons verwerken en hoe dit beveiligd wordt. Hierdoor is jouw privacy nog beter gewaarborgd. Mocht je hier meer informatie over willen, dan kan je hiervoor contact met ons opnemen via info@hetflexhuis.nl.   

 

LEVERANCIERS 

 

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM? 


Om contact op te kunnen nemen met de contactperso(o)n(en) bij een opdrachtgever en voor de digitale ondertekening van contractstukken verwerken wij de volgende gegevens:   
  • Aanhef   
  • Naam   
  • E-mailadres   
  • Telefoonnummer   
  • Functie  
 
 

MET WIE DELEN WIJ JE GEGEVENS?


Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden dan ook niet met derden gedeeld.    
 

OVERIG 


Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.     
 

OVERIG 


Met alle partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat wil zeggen dat wij duidelijke afspraken hebben gemaakt over welke gegevens zij op welke manier voor ons verwerken en hoe dit beveiligd wordt. Hierdoor is jouw privacy nog beter gewaarborgd. Mocht je hier meer informatie over willen, dan kan je hiervoor contact met ons opnemen via info@hetflexhuis.nl.   

Het Flexhuis B.V. heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. We adviseren je daarom om deze verklaring regelmatig op wijzigingen na te gaan.    

Het Flexhuis B.V. 1 mei 2018